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Dyna Systems | Versione Base
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Versione Base

 

GESTIONE UTENTI

La gestione utenti permette l’accesso al gestionale a diversi profili standard, ed altri che possono essere aggiunti, previa personalizzazione, per l’esecuzione, o la consultazione, dei contenuti del software. È possibile, per esempio dare accesso a fonti esterne, quali un commercialista il quale potrà del tutto autonomamente prelevare dati dalla fatturazione, oppure agli agenti (tramite modulo DynaStatement) per la consultazione dei dati inerenti i clienti a loro associati e la visione dei prospetti provvigionali. Si possono creare utenti particolari, con numero di accessi limitati, cioè ad esempio, una tantum, per prelevare o verificare dati inseriti.


MULTILINGUA

Per garantire l’accessibilità a più utenti viene reso possibile scegliere con quale lingua interagire con il software gestionale.


GESTIONE ANAGRAFICA DELL’AZIENDA

In questo modulo si memorizzano tutti i dati fiscali, recapiti fisici e telematici dell’azienda utilizzatrice. È possibile inserire anche i parametri per automatizzare l’invio di posta elettronica, nonché i dati anagrafici dell’amministratore. Sempre dalla gestione anagrafica dell’azienda è possibile inserire un numero illimitato di banche d’appoggio, le quali poi potranno essere utilizzate nei moduli ordine, ddt e fattura.


DIARIO GIORNALIERO, SETTIMANALE, MENSILE

Nel diario è possibile inserire delle note con la funzione di promemoria per gli eventi del giorno, quali appuntamenti, scadenze. Queste note saranno visibili a tutti gli utenti e amministratori interni all’azienda


MESSAGGISTICA

Per la comunicazione e l’invio di messaggi tra gli utenti.


CREAZIONE DI DOCUMENTI E CIRCOLARI

La creazione di semplici documenti e circolari su carta intestata dell’azienda, permette di avere uniformità, indicizzare, catalogare e collegare alle anagrafiche clienti/ fornitori/ contatti, le comunicazioni in uscita.
I documenti e le circolari vengono create su modelli PDF ampiamente personalizzabili, i quali si prestano, ovviamente, anche ad un utilizzo per l’invio di documentazione in formato elettronico.


MODELLI PDF E CSV

DynaGest produce documentazione in formato PDF e CSV, ciò significa che i documenti prodotti in formato PDF possono essere successivamente protetti da password e autenticati tramite certificato, per essere utilizzati con una e‐mail PEC ed avere valore legale. Il formato CSV è invece necessario per una eventuale esportazione dati che sia compatibile con fogli di calcolo (Excel, Open Office). Tutti i modelli sono personalizzabili, e può essere richiesta la creazione di nuovi modelli per facilitare l’esportazione/visualizzazione dei report.


ANAGRAFICHE

Le anagrafiche sono gestite in maniera separata. Esiste un’anagrafica cliente, fornitore, agenti, dipendenti e contatti. Ad ogni anagrafica è associato un report delle attività, il riepilogo generale della loro attività nei confronti dell’azienda.
Per quanto riguarda l’anagrafica clienti è possibile inoltre associare un campo IVA predefinito, tre livelli di sconto, il tipo di pagamento predefinito e un fido per gli acquisti, le coordinate bancarie del cliente per l’utilizzo delle Ricevute Bancarie.


GESTIONE MAGAZZINO

La gestione magazzino è la parte in cui vengono indicizzati gli articoli, le descrittive e tutto quello che può essere utilizzato dall’azienda per la parte commerciale.
L’anagrafica degli articoli è composta dall’associazione dell’articolo ad un fornitore, una categoria, una sottocategoria, una serie di appartenenza, il codice del fornitore, l’aggancio a fasce prezzo per la gestione del prezzo di vendita, la possibilità di geolocalizzare l’articolo a magazzino, una immagine e descrizioni in due lingue per l’utilizzo nel modulo e‐business, oltre ai dati tecnici utilizzati per il calcolo automatico dei colli e del peso per quanto riguarda l’emissione di documenti di trasporto.
L’anagrafica dell’articolo è comunque personalizzabile per rendere più semplice il lavoro dell’utente addetto, ciò significa che è possibile inserire dati particolari o nasconderne altri non utili allo scopo.
Le categorie, sotto categorie e serie degli articoli sono utili per suddividere gli articoli ed avere di conseguenza dei report statistici che vadano in profondità verticale.
Oltre alla gestione dell’anagrafica dell’articolo, la gestione magazzino offre la possibilità di controllare le giacenze, il materiale richiesto e il materiale in ordine in arrivo. È possibile anche consultare la movimentazione annua dell’articolo mediante un pannello esaustivo di tracking. È prevista anche la possibilità di utilizzare più di un magazzino, località esterne, dando la localizzazione della quantità di materiale in ognuno presente. Ad ogni articolo può essere generato un codice a barre per l’utilizzo dei carichi/scarichi da parte del magazziniere.


PRODUZIONE PREVENTIVI

La preventivazione è alla base della gestione commerciale.
DynaNET offre due possibilità standard di creare preventivi:
o Scheda materiale;
o Preventivo in formato lettera.
La scheda materiale viene, solitamente, utilizzata per formulare un preventivo con un elenco di articoli selezionati dal cliente, elencati in maniera concisa senza preamboli di presentazione. Il preventivo in formato lettera invece richiede una elaborazione del testo differente, con presentazioni, arricchimenti e spiegazioni a tutto tondo dell’offerta. Ambedue i preventivi danno la possibilità, in caso di accettazione, di essere trasformati in conferma ordine cliente.


CONFERME ORDINE CLIENTE

La conferma ordine cliente è, solitamente, la prosecuzione di una offerta precedentemente presentata ad un cliente.
È, tuttavia, possibile saltare il passaggio dell’offerta, creando direttamente una conferma ordine. La conferma d’ordine contiene tutti gli articoli e le prestazioni dovute al cliente, con le condizioni di vendita, eventuali contratti di fornitura standard (o personalizzati), che nel proseguo dell’iter, verranno trasformati in LAVORAZIONE, o DOCUMENTO DI TRASPORTO, o direttamente in FATTURA, che creano i movimenti nella gestione del magazzino. Dalla conferma ordine cliente, inoltre, è possibile generare una richiesta d’ordine al proprio fornitore per gli articoli in essa contenuti.


 

CONFERME ORDINE FORNITORE

La conferma ordine fornitore è il documento che permette all’azienda di richiedere il materiale ai propri fornitori. Da questo documento, che può essere creato “stand alone” oppure derivare da più ordini clienti, si genera, all’arrivo della merce, il carico di magazzino per la gestione del materiale.
Nel caso in cui l’azienda utilizzatrice di DynaNET utilizzi la procedura standard, cioè la creazione dell’ordine fornitore derivante da ordini cliente, si avrà un tracking della merce, dato che tutte le operazioni sono collegate.


GESTIONE DDT CLIENTE

I documenti di trasporto a cliente possono essere generati direttamente da una conferma d’ordine o direttamente mediante la procedura di creazione DDT.
Il documento di trasporto, unitamente alla fatturazione diretta, è il cardine per lo scarico del materiale da magazzino.


GESTIONE DDT FORNITORE

I documenti di trasporto fornitore possono essere generati direttamente da una conferma ordine fornitore, oppure mediante la procedura di creazione diretta.
Il documento di trasporto fornitore, unitamente alla fattura diretta fornitore, è il cardine per il carico del materiale a magazzino.


GESTIONE FATTURAZIONE CLIENTE

La fatturazione a cliente può derivare dall’inclusione di una conferma d’ordine o da documenti di trasporto, o da un mix dei due e possono essere inseriti articoli direttamente. La fattura cliente può essere anche creata come fatturazione diretta, inserendo tutti gli articoli manualmente.
In caso di fattura diretta, l’inserimento darà luogo ad uno scarico di materiale a magazzino.
Mediante una gestione avanzata dei tipi di pagamento, il calcolo delle scadenze e delle date di scadenza per il pagamento delle fatture cliente, avviene in automatico, e mediante la gestione dei profili IVA saranno riportate tutte le annotazioni di eventuali esenzioni, o riepiloghi IVA nel modello fattura.
È possibile inoltre emettere FATTURE DI ACCONTO, NOTE DI ACCREDITO, PRO- FORMA.
Le fatture di acconto potranno essere incluse in una fattura di saldo, chiudendo così la partita e rendendo la fattura di saldo più chiara.
L’emissione di fatture a clienti determineranno una statistica automatica, visibile nei dettagli anagrafici del cliente, sul fatturato annuo e storico, e la progressività di fidelizzazione del cliente.
Dopo una eventuale scadenza della fattura cliente, qual ora non sia stata pagata, è possibile generare in automatico un sollecito di pagamento da inviare a mezzo e-mail o raccomandata AR postale.


GESTIONE FATTURAZIONE FORNITORI

Come per la fatturazione cliente, la fattura del fornitore può essere generata da un ordine o da DDT del fornitore stesso, oppure come fattura diretta, inserendo tutti gli articoli manualmente.
Nel caso di fattura diretta, l’inserimento darà luogo al carico di materiale a magazzino. L’emissione di fatture fornitore determineranno una statistica automatica, visibile nei dettagli anagrafici del fornitore, sul volume fatturato annuo e storico.


GESTIONE PAGAMENTI CLIENTE CON SCADENZARIO

La gestione dei pagamenti delle fatture cliente serve a tenere traccia delle modalità di pagamento, delle date di pagamento (con eventuali ritardi o formule diverse dallo stabilito), e chiude le partite aperte del cliente.
È possibile inserire anche pagamenti NON agganciati a fatture, quindi avere un registro di cassa.
Nel momento stesso in cui viene emessa la fattura cliente, questa va ad aggiungersi ad uno scadenzario (personalizzabile) che tiene traccia della data in cui il pagamento deve essere effettuato e della modalità di pagamento.


GESTIONE PAGAMENTI FORNITORE CON SCADENZARIO

L’immissione di fatture fornitori generano uno scadenzario per i pagamenti dell’azienda.
È possibile personalizzare questo scadenzario, in modo da avere una sorta di agenda che permetta di gestire al meglio i pagamenti da effettuare.


STATISTICHE STANDARD CLIENTI / FORNITORI

Le statistiche standard rilevano il totale acquisti e vendite effettuate nell’anno, e la statistica per singolo cliente o fornitore.
Statistiche avanzate su articoli, preventivi, ordini possono essere effettuate su richiesta dell’azienda.